原创： 张菁华 蓝丝带海洋保护协会 2017-08-10

（四）自由与高效--项目管理思考

卢布尔雅那的夏日是极其悠闲的，街角的咖啡店从早到晚都坐满了小酌闲聊的人，教堂的钟声由远及近，不是整点，让人摸不清规律，却在下一个时间会再次响起。随意却自有规律。我的同事们也给了我这样的感觉，悠闲的生活，高效的工作。他们会在午后来杯咖啡再悠闲走向办公室，也会为了项目更有计划性，将项目方案写成一本书。

在交流期间，我见到了Focus的一份项目计划书及项目报告，项目计划书多达70页，从几个方面让我了解了他们的项目管理。

首先是命名：

他们的项目名称多为一个单词或者短语，举例“Plan B”命名的节能倡导项目，代表能源政策倡导的更好选择，“REACH”来源于“reduce energy use and change habits”的几个字母，简单直接，方便记忆。

其次是计划性：

以我看到的“REACH”项目为例，项目报告为40页，但该项目的计划书比项目报告还多出了接近一倍，多达70页，可见其重视程度。

关于计划步骤：

计划书依据以下步骤展开，以结果为导向，首先分析项目总目标，并将目标分解，从具体目标-主要产出-项目成果三个维度出发进行细化，制定出可衡量的项目目标；结合目标，分析利益相关方，锁定项目实施对象，明确活动开展方式和范围，细化任务包，制定追踪评估体系监测和评估项目影响。

关于项目书设置：

此项目是多个NGO共同合作完成的，因此在项目计划书里也对各个NGO负责的领域进行了明确分工。依据项目步骤，逐条陈列，也对任务包里每一条任务的工作描述、机构分工、监管方式、财务管理、交流方式、决策制定和争议处理、风险管理、内部评估和质量监测方面进行了细化说明，非常细致。

关于项目进度监管：

Focus采用的是线上工作系统，利用相关网站，将任务包和细化任务按时间和计划进行细化和上传，用以各个机构日常和每周监测工作的内部自测和互相监督。每月一次线上视频会议，确保合作伙伴间的无缝沟通，信息共享，共同推动项目实施。每6周一次线下会议，面对面讨论项目进展和问题。在这个过程中，还有协调员进行总体进度的监督检查，一旦发现延误、困难或任何问题，协调员都将及时与各团队领导联系，确保了工作的及时高效开展。一环扣一扣，高计划性决定了高效率。

其实，在Focus的办公室里，其高计划性也可见一斑。

办公室一进门就可以看到一块标注了本季度不同月份里各个项目各人的分工任务板；门后贴了机构年度大事日程；交换伙伴桌子上的项目书里夹着各种颜色的标记和表格，墙上贴了项目细化任务表，标注着项目的时间进度和工作完成度，细化到步骤1/2/3……

严谨的高计划性，悠闲的午后咖啡，矛盾而和谐。是时候换一种方式了，高效工作，享受生活。

系列报道：

欧洲交流之行（一）

一纸事情飞到欧洲去交换—1

欧洲交流之行（二）

一纸申请飞到欧洲去交换—2

图文：新闻中心

编辑：珊瑚宝宝